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Organiza el inventario de tu empresa fácilmente

Trabajar el día a día para ver como te va en tu empresa no funciona. Tal como te expliqué en publicaciones anteriores, la organización y planificación es clave para que un negocio tenga éxito. Es por ello que en esta ocasión tocaré el tema del inventario.

Discutiremos las razones por las cuales es muy importante que lo organices. Y te dejaré tips para que puedas iniciar este proyecto de inmediato fácilmente.

A que se refiere la palabra inventario?

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado.  -Wikipedia-

Por que es tan importante mantenerlo organizado?

El inventario es parte integral de todo lo que sucede en tu empresa. Y te puede revelar mucha información sobre el manejo del presupuesto, determinará si estas lista o no para cumplir con las órdenes pendientes y mucho más.

Te explico…

Digamos que produces jabones artesanales y entre la variedad que distribuyes, tienes algunas 10 fragancias distintas. Cada uno de tus jabones utiliza ingredientes variados.

Este mes ha sido muy productivo y tienes una gran orden que completar. Pero notas que no tienes suficiente de algunos materiales necesarios. Así que haces una lista a ojo de le que entiendes podrías necesitar para cumplir con las entregas.

Entonces suceden detalles que poco a poco van drenando el presupuesto y la efectividad de tu empresa:

  1. compras materiales/ingredientes que ya tenías disponibles y no necesitabas. Algunos de estos hasta pueden que sean perecederos como en el caso de empresas de alimentos.
  2. compras sin considerar el precio y/o tener la oportunidad de llevar a cabo un proceso de cotización y orden de compra correcto con tus suplidores.
  3. al comprar con prisa te arriesgas a no obtener tus materiales con las marcas y/o especificaciones que hacen que tus productos sean excelentes. Entonces sacrificas estos importantes detalles para cumplir con los compromisos.
  4. inviertes cantidades de dinero en áreas de tu empresa que no lo requerían. Dejando otras partidas al descubierto por la mala planificación.

Chicas! si continuo con las repercusiones de no llevar un inventario organizado no termino. La lista sería infinita…

Como puedo comenzar a organizar mi inventario ahora?

Primero:

Debes separar todo el inventario de tu empresa de las cosas de tu hogar. Esto parece una tontería pero te aseguro que cuando lo hagas notarás que los gastos de tu negocio disminuirán. Algunas clasificaciones que puedes utilizar son:

a. Inventario de materiales de producción: estos serán absolutamente todos los materiales y herramientas que necesitas para producir la mercancía que vendes.

b. Inventario de Oficina de Administración: toda empresa necesita un rincón donde planificar y producir estrategias. Un espacio dedicado completamente a la administración de tu negocio. En este inventario incluirás materiales que usas para estos fines. Incluyendo también productos de limpiezas y artículos para mantener en orden tu área de trabajo. Ej. Bolígrafos, papel, tinta de impresora, grapadoras, entre otros.

c. Inventario de productos a la venta: este informe debe contener la totalidad de la mercancía que tienes disponible para la venta.

d. Reporte de Re-orden: este será la radiografía de los tres inventarios anteriores. En este reporte podrás medir lo que tienes disponible, lo que consumiste y/o vendiste y las cantidades exactas que necesitas re-ordenar y producir.

Segundo:

Prepara tablas simples y accesibles para que puedas completarlas consistentemente sin fallar. Es cierto que deberás invertir algo de tiempo para este propósito. Así que tendrás que prestar mucha atención al manejo efectivo de tu agenda.

Si no tienes el tiempo para crear estas tablas, tengo unos diseños muy simples disponibles. Puede descargarlos solo por $3.00 y los recibirás en formato PDF y JPEG (en caso de que desees agregar la data por medio de www.canvas.com).

Oprime aquí para obtener las tuya

Quiero obtener las tablas!

Tercero:

Practica este ejercicio persistentemente y planifica tus órdenes considerando los resultados de tus reportes.

Debes analizar:

  1. los suplidores con el mejor precio y disponibilidad de las marcas y especificaciones que necesitas.
  2. los productos con mayor demanda de tus clientes, asegurándote de hacer la re-orden necesaria con un proceso correcto de cotizaciones y ordenes de compra.
  3. los productos mas lentos en ventas para que puedas desarrollar campañas promocionales que atraigan la atención de potenciales clientes interesados.
  4. cuan costo efectivo resulta para la empresa X o Y producto disponible a la venta actualmente. Quizas solo te sea conveniente tenerlo en invetario por temporadas.
  5. Entre otros que descubrirás en el proceso.

Déjame saber en los comentarios como te va con este proceso. Y si tienes alguna duda sobre el tema.

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