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Organiza los documentos de tu empresa como una PRO

Hola Empresaria,

El día de hoy es para organizar los documentos de tu pequeña empresa. Si tienes una mesa repleta de documentos, no dejes de leer.

Prepárate para aprender a organizar los documentos de tu negocio como toda una profesional. En este pequeño tutorial te mostraré lo siguiente:

  1. Sistema básico para organizar tus documentos
  2. Como convertirlos en PDF desde tu teléfono móvil para que puedas tener archivos digitales.
  3. Como organizar tus archivos digitales en tu computadora
  4. Y mucho más

Aprender a realizar este trabajo y ser consistente en su práctica. Te ayudará a encontrar de forma rápida y eficiente todo los documentos importantes para tu negocio.

Cuando experimentes los resultados. Te aseguro que vas a querer realizar el mismo procedimiento con los documentos dispersos en tu hogar. Y más aún con aquellos que debes tener en un lugar accesible en caso de emergencias.

1. Clasifica tus documentos

Debes determinar que clasificaciones deseas para tu sistema de archivo. Unas de las mas comunes son:

  1. Facturas
  2. Cotizaciones
  3. Ordenes de Compra
  4. Cuentas por Pagar
  5. Información de Clientes
  6. Recibos de Compra
  7. Estados Bancarios

Todo dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. La verdad no hay límites, solo considera mantenerlo simple. Mientras menos categorías más fácil el proceso de organización.

2. Materiales y Herramientas

Vas a necesitar algunos materiales para que este ejercicio de organización sea más rápido. Como por ejemplo:

  1. Cartapacios (tamaño legal o Carta) dependiendo tus documentos
  2. Labels (opcional) siempre puedes escribir la categoría sobre los cartapacios
  3. Caja y/o Gaveta destinada solo para colocar los expedientes que prepares

3. Manos a la Obra

Es muy simple, coloca todos los documentos en un espacio amplio. Y comienza a preparar pequeños paquetes según las clasificaciones que hayas escogido.

Una vez tengas todos los documentos separados. Colócalos en su respectivo cartapacio. Al finalizar debes tener una carpeta para cada clasificación en la caja o gaveta que seleccionaste para este propósito.

4. Prepara Carpetas/Files Digitales

Ya sea en tu computadora o en la aplicación de CamScanner. Necesitarás replicar los cartapacios que preparaste con tus documentos físicos. Pero en esta ocasión para organizar la versión digital.

Es simple, abre un archivo/file para cada clasificación y comienza a guardar los documentos según corresponda.

Mi recomendación es que hagas este proceso una carpeta a la vez. Esto evitará que se te mezclen los documentos y pases más trabajo.

5. Digitaliza los documentos

Si te consideras diestra tecnológicamente, de seguro sabes las mil formas que tienes para convertir tus documentos en archivos digitales.

Pero en beneficio de las empresarias que aún se encuentran aprendiendo, pueden utilizar estos tips que les dejo a continuación:

  1. Descarga la aplicación móvil de “CamScanner” en tu celular: esta aplicación te permite convertir tus documentos en PDF solo con tomarles una foto. Y tiene una versión gratis! Es genial la utilizo todo el tiempo.
  2. Si tienes computadora e impresora con “scanner”: puedes hacer el proceso de convertir tus documentos a PDF como de costumbre.

Listo! Espero que esta información te ayude a organizar tus documentos. No olvides comentar como te va con este proceso.

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organiza los documentos

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